Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal obligación. 

 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en las normas vigentes y aplicables, para el Tratamiento de datos personales se requiere la autorización concedida de forma previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, como un documento físico o electrónico, un mensaje de datos o cualquier mecanismo técnico o tecnológico que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic. 

 

8. AVISO DE PRIVACIDAD 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocerse, mediante el cual el Responsable del Tratamiento informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

El Aviso de Privacidad, como mínimo, contendrá la siguiente información: 

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento. 

b) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 

c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. 

 

9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN 

No será necesaria la autorización del Titular cuando: 

a) La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

b) Se trate de datos de naturaleza pública. 

c) Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria. 

d) Se trate de información cuyo Tratamiento ha sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 

e) Se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas, su profesión u oficio, y su calidad de comerciante o de servidor público. 

  

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Todo proceso que conlleve el Tratamiento de datos personales por parte de cualquier área de la compañía, tanto de visitantes, clientes, contratistas, trabajadores, proveedores y, en general, cualquier tercero con el cual la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. sostenga relaciones comerciales y laborales, deberá tener en cuenta los derechos que le asisten a ese Titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación: 

1. Conocer, actualizar, consultar o rectificar sus datos personales, en cualquier momento, frente a la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., respecto a aquellos datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o que induzcan a error. 

2. Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. para el Tratamiento de sus datos personales. 

3. Ser informado por la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., previa solicitud del Titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos. 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato, cuando considere que la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. 

6. Acceder, en forma gratuita, a los datos personales que voluntariamente decida compartir con la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., para lo cual la compañía se encargará de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los Titulares de datos personales debidamente otorgadas. 

 

11. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES 

La sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. podrá hacer la captura, recolección, uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: 

a) El Titular haya dado su autorización previa y explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. 

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 

 

12. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

En la captura, recolección, uso y tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de datos de la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. sobre niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. 

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. 

En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. o, que eventualmente se soliciten, deberá ser autorizado expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. 

De igual manera la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados. 

13. TERCEROS 

Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del Titular o, en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos personales de visitantes, clientes, contratistas, trabajadores o proveedores de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. con terceros, se realizará única y exclusivamente para los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. 

14. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 

Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás derechos Constitucionales, la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. solo utilizará los datos personales que el Titular de los mismos haya autorizado previa y expresamente, siempre, dentro del marco de la misión y el objeto mismo de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. 

Los datos que recolecta y administra la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. para la normal comunicación con sus visitantes, clientes, contratistas, trabajadores y proveedores, tienen que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos y, profesión u oficio. Adicionalmente, la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. recolecta y administra datos como tipo de documento de identificación, número de documento de identificación, lugar de expedición de documento de identificación, género, RH, fotografía, huella digital, fecha y lugar de nacimiento, edad, grado de escolaridad (títulos obtenidos), compañía para la cual labora y/o que representa, cargo u ocupación, estado civil, nombre del cónyuge o compañero permanente, nombre de personas a cargo, parentesco de personas a cargo, edad de personas a cargo, fecha de nacimiento, ocupación de personas a cargo, dirección/domicilio, teléfono fijo personal, teléfono fijo de la compañía, teléfono celular personal, teléfono celular de la compañía, correo electrónico personal, correo electrónico de la compañía, nombre, parentesco y teléfono de persona a contactar en caso de emergencia, entidad promotora de salud (EPS), Caja de compensación, administradora de riesgos profesionales (ARL), administradora de fondo de pensiones, administradora de fondo de cesantías y, datos sensibles relacionados con la salud, en cuanto a órdenes y relación de pruebas, así como los resultados de éstas (por ejemplo y según corresponda, Perfil lipídico, Glicemia, PSA –Antígeno específico de próstata para hombres mayores de 40 años–, Audiometría, Espirometría, Optometría, Citología –para mujeres–, Pruebas de función renal y hepática –AST-ALT-FA-creatinina-Parcial de orina-hemograma–, KOH-coprocultivo y cultivo nasofaringe y, RX de tórax –PA Y lateral–). 

Dichos datos son recolectados por la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. con el propósito de gestionar la relación comercial existente entre QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. y sus clientes, gestionar los procesos de nómina y realizar todas aquellas actuaciones relacionadas con la relación laboral existente entre QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. y sus trabajadores, gestionar la relación comercial existente entre QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. y sus proveedores y, controlar el ingreso a las instalaciones de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. 

La sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. hace uso de los datos obtenidos a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con sus visitantes, clientes, contratistas, trabajadores y proveedores, tales como aquellos que reposan en documentos que fueron radicados en sus oficinas y que contienen firma e información personal de los visitantes, clientes, contratistas, trabajadores y proveedores. 

De igual forma, la recolección de datos personales y, su tratamiento automatizado, tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, seguridad, mejora y ampliación de los distintos servicios, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones y cualquier otro fin que, en el ejercicio de su objeto social, QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. requiera. 

15. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES 

El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a la sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., enviando una comunicación, en cualquier momento y de manera gratuita, a través del siguiente correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. . 

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por: 

a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable. 

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

La petición o derecho que ejercita el Titular de los datos personales deberá contener, como mínimo: 

1. Identificación del Titular. 

2. Los datos de contacto para recibir notificaciones. 

3. Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuera el caso. 

4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. 

Estos derechos se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o, aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su Titular. 

16. CONSULTAS 

Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, a través del medio indicado en el numeral 15, siempre y cuando sea el Titular de los datos o su representante. 

17. RECTIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DATOS 

Los Titulares, sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en una base de datos de QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. debe ser objeto de rectificación o actualización, podrán presentar un reclamo ante QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., a través del medio indicado en el numeral 15, con la siguiente información: 

1. Identificación del Titular. 

2. Los datos de contacto para recibir notificaciones. 

3. Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuere necesario. 

4. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 

5. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización. 

6. Los documentos que se quieran hacer valer. 

 

18. SUPRESIÓN DE DATOS 

Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán solicitar, en todo momento y de forma gratuita, a QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., la supresión de sus datos personales cuando: 

a) Consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente y en la presente Política. 

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por los Titulares, sus causahabientes o representantes, en los registros, archivos y bases de datos administrados por la sociedad a QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a QUIMPAC DE COLOMBIA S.A., a través del medio indicado en el numeral 15, con la siguiente información: 

1. Identificación del Titular. 

2. Los datos de contacto para recibir notificaciones. 

3. Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuere necesario. 

4. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 

5. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización. 

6. Los documentos que se quieran hacer valer. 

Ahora bien, es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 

 

19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. 

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes podrán, en todo momento y de forma gratuita, revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. 

Para ello, el Titular podrá revocar su consentimiento mediante el mismo medio por el que lo otorgó. 

Al respecto, se debe tener en cuenta que existen dos modalidades de revocación del consentimiento: Una de ellas se da sobre la totalidad de las finalidades consentidas y, la otra, se da sobre algunos tipos de tratamiento determinados. 

20. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. 

La sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados. Sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal Tratamiento, para lo cual exigirá al Encargado la atención e implementación de las Políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con la normatividad vigente. 

21. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

La sociedad QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su 

alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el Titular de la información suministre a QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. bajo cualquier medio, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales. 

22. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

La presente Política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y, durante el tiempo en que QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. ejerza las actividades propias de su objeto social.